• E-mailkontakt@mandarin.com.pl

7 wskazówek jak zorganizować konferencję idealną.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Organizacja konferencji wymaga od prowadzących wiele wysiłku, zdolności przewidywania oraz zacięcia logistycznego. Przede wszystkim jednak wymaga posiadania dobrego planu, bez którego spotkanie niechybnie zakończy się małą (lub nieco większą) katastrofą.

Jakie więc tajemne elementy wchodzą w skład owego planu, gwarantującego sukces?

 

1. Określenie profilu i charakteru konferencji oraz liczby uczestników.

Zanim pobiegniemy rezerwować salę i wysyłać zaproszenia, powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które pozwolą nam ustalić profil naszej konferencji:

-jaki jest główny cel spotkania?

-czego oczekujemy po konferencji?

-ile osób chcemy zaprosić i jaki jest ich profil?

 

2. Opracowanie dokładnego scenariusza i kosztorysu spotkania.

Ustalenie w miarę dokładnego przebiegu spotkania pozwoli nam skorelować pracę podwykonawców (np. firmy cateringowej), a także oszacować ile będzie przerw, jak długo będą trwały i w jaki sposób goście spędzą ten czas. Wiedząc, ile osób chcemy zaprosić i jak bardzo prestiżowego lokalu potrzebujemy, możemy podjąć decyzję, czy organizujemy konferencję jedno- czy dwudniową, czy zapewniamy dodatkowe atrakcje (np. uroczystą kolację), a także noclegi. Niezależnie od naszych wyliczeń, powinniśmy zarezerwować pewne środki na nieprzewidziane wydatki.

 

3. Wybranie odpowiedniej lokalizacji.

Odpowiedniej, to znaczy takiej, która odpowiada nam pod względem cen, standardu, wyposażenia oraz możliwych udogodnień. Warto zwrócić uwagę na kwestię transportu, bowiem nasi goście w jakiś sposób muszą dostać się na spotkanie. Najlepiej, jeśli sala konferencyjna zlokalizowana jest w dużym mieście, w niedalekiej odległości od dworca lub lotniska. W przypadku, gdy decydujemy się na lokalizacją poza miastem, warto rozważyć zapewnienie uczestnikom spotkania wygodnego transportu z centrum miasta. Koniecznie należy też zapytać o dostępność i cenę miejsc parkingowych w okolicach obiektu.

Warto przed dokonaniem rezerwacji ustalić, czy dany obiekt posiada doświadczenie w organizowaniu konferencji, a także odpowiednie zaplecze multimedialne, strefę dla palących oraz inne udogodnienia.

 

4. Wybranie podwykonawców

Podczas konferencji o wygodę naszych gości dbał będzie szereg osób, należy więc znaleźć sprawdzonych i solidnych podwykonawców, posiadających bogate doświadczenie w obsłudze konferencji. Interesować nas będą głównie firmy cateringowe, przewozowe, hostessy oraz tłumacze.

 

5. Dopracowanie szczegółów.

W szczegółach, jak głosi ludowe porzekadło, siedzi diabeł, warto więc doprecyzować wszelkie detale, najlepiej w formie pisemnej. Niedogranie z pozoru nieistotnych elementów może się skończyć szeregiem nieporozumień, które zepsują atmosferę całego spotkania. Im więcej szczegółów obgadamy, tym większa szansa, że zostaniemy dobrze zrozumiani.

 

6. Spokojne egzekwowanie wymagań.

Może się zdarzyć, że spotkanie nie będzie przebiegać dokładnie tak, jak powinno. Należy wówczas spokojnym, rzeczowym tonem zwrócić uwagę osobie reprezentującej obiekt lub daną firmę. Bardzo ważne jest, aby przed rozpoczęciem spotkania ustalić, kto w danej firmie jest osoba decyzyjną, czy będzie znajdował się na terenie obiektu i w jaki sposób można się z nim skontaktować.

 

7. Prośba o informację zwrotną

Do dobrego tonu należy, aby po zakończeniu konferencji podtrzymywać kontakt z jej uczestnikami. Daje nam to nie tylko możliwość zapytania ich, czy czuli się komfortowo oraz co możemy poprawić w przyszłości, ale również stanowi doskonały pretekst do podtrzymania przyjaznych relacji biznesowych, co może w bezpośredni sposób przełożyć się na przyszłe zyski.